A resposta curta: um bom modelo de orçamento de viagem tem nove partes, nesta ordem. Identificação da viagem, resumo do desenho, roteiro dia a dia, hospedagem, aéreo e deslocamentos, passeios e serviços, o que está e o que não está incluso, os valores (por item, total e por pessoa) e as condições com o próximo passo. A viagem aparece antes do preço, e cada valor fica ao lado do que ele compra.
Essa parte é a fácil, e qualquer modelo pronto entrega uma lista parecida. A difícil é que o orçamento raramente é lido sozinho. Ele costuma chegar ao lado de outros dois ou três, de outras agências, e o jeito como ele é montado decide o que o cliente vai comparar entre eles: a viagem inteira ou só o número do fim.
É daí que vem uma frase que toda agência já ouviu e que costuma ser lida pelo lado errado: "achei mais barato". No fim do texto, depois do exemplo preenchido, eu mostro o que ela costuma querer dizer e como o próprio orçamento muda o rumo dessa conversa.
Se você quer a lógica completa de como uma proposta convence, do que o cliente avalia ao acompanhamento depois do envio, ela está no guia de como criar propostas e roteiros de viagem que vendem. Aqui o assunto é o modelo, com um exemplo inteiro preenchido.
O que o cliente faz com o orçamento que recebe
O pedido de orçamento de uma viagem sob medida costuma chegar pelo WhatsApp, com pouca informação e alguma pressa: destino, mês, quantas pessoas, talvez uma ideia de valor. Com frequência, a mesma mensagem foi para mais de uma agência.
A partir daí, o cliente faz três coisas com o que você manda. Coloca ao lado dos outros orçamentos, às vezes literalmente, com as telas abertas lado a lado ou os valores anotados numa lista. Encaminha para quem decide junto, que não estava na conversa e vai ler o orçamento sem você para explicar. E volta nele algumas vezes antes de decidir, e é comum que volte para conferir o que está dentro do valor.
Essa última revela mais que as outras. É o tipo de pergunta que um orçamento bem montado recebe, e esta é literal, de uma viajante para a agente dela:
“Nesse valor já estão todos esses passeios?”
Quem pergunta isso está conferindo a composição do preço, porque vai comparar esse número com outro.
E o orçamento muda no caminho. Medido nas propostas publicadas na nossa base, em três de cada quatro viagens publicadas mais de uma vez com valores, o total mudou entre a primeira e a última versão, e quase metade passou por três valores diferentes ou mais. O orçamento que decide a venda raramente é o primeiro que você manda. É o que sobra depois da negociação, e um modelo que só funciona na primeira versão não serve para esse trabalho.
Por que dois orçamentos para o mesmo destino não são a mesma viagem
Aqui está a parte que costuma passar despercebida, inclusive por quem monta orçamento há anos.
Dois orçamentos para "Portugal, 10 noites, casal, maio" podem descrever viagens bem diferentes com o mesmo título. Um inclui os traslados e o outro não. Um tem café da manhã e o outro só a diária. Um coloca o hotel em Alfama, com vista para o rio, e o outro num bairro de passagem. Um tem o passeio de Sintra privativo, com guia em português, e o outro em grupo, em inglês. Um volta pelo Porto e o outro obriga o casal a perder um dia voltando a Lisboa. Um tem seguro viagem e o outro deixa isso para o cliente resolver.
O cliente não tem como saber nada disso sozinho. Ele não conhece os hotéis, não sabe quanto custa um traslado, não sabe a diferença entre um passeio privativo e um regular. Ele compara o que o orçamento mostra. Se os dois mostram só um total, ele compara dois totais, e o mais barato parece a mesma viagem por menos dinheiro, mesmo quando é outra viagem.
Repare que isso independe do seu preço e da sua competência. Uma agência cuidadosa, que escolheu melhor cada item, perde da mesma forma que uma agência cara, porque o que ela fez de melhor não aparece no único lugar que o cliente consegue avaliar. O orçamento que esconde a composição esconde também o seu trabalho.
Por que os modelos prontos não resolvem
Quem procura um modelo de orçamento de viagem costuma encontrar três tipos de solução. As três são razoáveis e resolvem alguma coisa. Nenhuma resolve a comparação.
A planilha de valores
É o modelo mais comum: uma tabela com os serviços, os valores e o total no fim. Resolve a conta, organiza a sua cabeça e é rápida de atualizar.
O limite é que ela foi feita para calcular, e o cliente não calcula: ele tenta imaginar a viagem. Uma lista de serviços e valores sem a sequência dos dias leva o olho direto para o número de baixo, que é justamente o que você não queria que ele comparasse sozinho.
A apresentação caprichada
O modelo bonito, com fotos grandes, a identidade da agência e uma página de valor no fim. Impressiona, e impressionar tem valor real.
Só que esse tipo de modelo costuma resumir o preço num valor único, às vezes num "a partir de", para não poluir o visual. O cliente vê a viagem com clareza e o preço sem composição, e leva o total para comparar com os outros sem saber o que está dentro dele. De quebra, cada alteração fica mais cara de fazer, e alteração é a regra, como os números acima mostram.
Mandar o valor antes, para ver se cabe
É a saída de quem já perdeu tempo montando viagem para cliente que não ia comprar: antes de detalhar, mandar um valor aproximado pelo WhatsApp para testar se o cliente está na faixa. Filtra curioso, e isso tem valor.
O custo é que o primeiro contato dele com a sua viagem vira um número solto. A partir daí, tudo o que você mandar vai ser lido como justificativa daquele número, e não como a viagem que ele pediu. Se a ideia é filtrar, perguntar a faixa de investimento na conversa inicial faz o mesmo trabalho sem ancorar a venda no preço.
O que isso custa
Três custos, e só o primeiro aparece na hora.
Desconto para igualar um orçamento que não tinha a mesma coisa. Quando o cliente volta com "achei mais barato", a reação natural é baixar o preço. Se o outro orçamento não tinha traslado, seguro ou hotel do mesmo nível, você está tirando da sua margem para competir com uma viagem pior.
Perguntas que voltam pelo WhatsApp. Cada coisa que o orçamento deixou de dizer vira uma mensagem, e cada mensagem atrasa a decisão. Orçamento que responde as perguntas antes de elas serem feitas encurta a negociação.
Reclamação durante a viagem. O que ficou implícito no orçamento vira surpresa no destino: a taxa cobrada pelo hotel, o almoço que o cliente achou que estava incluso, a mala que não estava coberta. Custa mais que qualquer desconto, porque atinge a indicação.
A regra do modelo: mostrar a viagem no nível em que as agências diferem
Tudo acima leva a uma regra só, e ela vale para qualquer formato e qualquer ferramenta: um bom orçamento mostra a composição da viagem no nível de detalhe em que duas agências costumam diferir.
Detalhar tudo cansa e esconde o que importa. O que precisa aparecer é o que muda o valor e o que o cliente não saberia perguntar. A categoria do quarto e o regime de refeição, além do nome do hotel. Se o traslado é privativo ou compartilhado. Se o passeio é privativo ou regular, em que idioma e com o que incluso. Quantas malas o aéreo cobre. O que fica de fora, dito com todas as letras. E cada valor ao lado do que ele compra.
Um orçamento montado assim muda a pergunta que o cliente faz. Em vez de "qual é o mais barato?", ele passa a perguntar "o outro também tem isso?". Você deixa de competir com um número e passa a definir o que deve ser comparado.
Metade dessa regra já é prática comum: nas propostas publicadas na nossa base, seis em cada dez viagens mostram valor em todos os itens. A outra metade é o detalhe que diferencia um item do outro e a fronteira do que não está incluso, e é nela que a comparação se decide.
O modelo de orçamento de viagem, parte por parte
A ordem segue a leitura do cliente: primeiro a viagem, depois o que ela custa, por fim o que acontece se ele disser sim. Serve para qualquer formato, seja documento, planilha, apresentação ou sistema.
| Parte | O que entra | O detalhe que torna a comparação justa |
|---|---|---|
| 1. Identificação | Destino, datas, noites, viajantes, data do orçamento e quem montou | A data do orçamento, porque tarifa e câmbio mudam |
| 2. Resumo | Três a cinco linhas com o desenho da viagem e o que o cliente pediu | O motivo das escolhas que fogem do óbvio |
| 3. Roteiro dia a dia | Um título por dia e o que acontece, em ordem | Os deslocamentos e quanto tempo eles tomam |
| 4. Hospedagem | Hotel, cidade, noites e valor | Categoria do quarto, regime de refeição e localização |
| 5. Aéreo e deslocamentos | Trechos, horários, traslados, trens, carro e valor | Bagagem incluída, conexões, privativo ou compartilhado |
| 6. Passeios e serviços | O que é, quando, quanto dura e valor | Privativo ou regular, idioma do guia, ingressos inclusos |
| 7. Incluso e não incluso | As duas listas, explícitas | Taxas locais, refeições, gorjetas, bagagem extra |
| 8. Valores | Subtotal por grupo, total, valor por pessoa e moeda | Taxas fora do total e a cotação usada, se houver moeda estrangeira |
| 9. Condições e próximo passo | Validade, pagamento, cancelamento, documentação e o que acontece se aprovar | A validade escrita como data |
Quatro pontos pedem mais cuidado, porque são os que decidem a comparação.
Como mostrar os valores
Valor por item, ao lado do item. É o que permite ao cliente entender o que compõe o preço e trocar um item sem desmontar o resto. Se você prefere não abrir o valor de cada hotel, agrupe por categoria (hospedagem, aéreo e deslocamentos, passeios) e mantenha visível o detalhe de cada item, mesmo sem o valor individual. O que não funciona é o total solitário.
No fim, três números: o total, o valor por pessoa e, em grupos, o valor por pessoa por tipo de quarto. Se algum fornecedor cobra em moeda estrangeira, diga qual é a moeda, que cotação você usou e até quando ela vale. Se você cobra taxa de serviço à parte, ela entra como uma linha própria, com nome e valor.
O que está e o que não está incluso
É a parte que mais protege a venda e a que mais aparece implícita. O incluso costuma estar claro, porque é o que você está vendendo. O não incluso é onde nascem a comparação injusta e a reclamação no destino.
Liste o que um viajante razoável poderia supor que está dentro: taxa turística cobrada pelo hotel, refeições fora do regime contratado, ingressos que não fazem parte dos passeios, gorjetas, bagagem acima da franquia, despesas pessoais. Uma linha para cada. É também o bloco que mais ajuda o cliente a comparar o seu orçamento com o de outra agência, porque é justamente o que os orçamentos mais enxutos deixam de dizer.
Validade, pagamento e o próximo passo
Escreva a validade como data: "válido até 3 de outubro". Prazo em dias ("válido por 5 dias") obriga o cliente a contar, e ninguém conta. Junto, o motivo em meia linha: tarifa aérea e câmbio mudam. Isso protege a sua margem e dá ao cliente uma razão honesta para decidir.
Pagamento com os números reais: quanto de sinal e para quê (emitir o aéreo, garantir os hotéis), em quantas parcelas vai o saldo e até quando. Cancelamento e alteração dizendo que seguem a regra de cada fornecedor, com as regras que pesam de verdade escritas. Documentação sem prometer o que não depende de você: o combinado é conferir as exigências de entrada em vigor antes da emissão.
E o próximo passo, a parte que mais costuma faltar: o que acontece se o cliente aprovar hoje. "Se aprovarem até sexta, emitimos o aéreo no mesmo dia" diz a ele o que fazer para fechar, e "fico à disposição" não diz. O que fazer no momento do envio e no acompanhamento está em como enviar o roteiro de viagem para o cliente.
Como apresentar opções sem travar a decisão
Uma recomendação e, no máximo, uma alternativa, com a diferença de valor explícita e o motivo da sua escolha. Três hotéis por noite parece atenção e devolve a decisão para quem tem menos informação para tomá-la. Quando houver alternativa, mostre só o que muda: "com um hotel na Baixa em vez de Alfama, o total cai R$ 900 e vocês perdem a vista para o rio".
Exemplo de orçamento de viagem preenchido
Abaixo, o modelo inteiro aplicado a uma viagem. Os nomes e os valores são fictícios e servem para mostrar o formato, não como referência de preço.
Portugal: Lisboa, Porto e Douro · Helena e Marcos · 2 adultos · 8 a 19 de maio · 10 noites
Orçamento de 29 de setembro, montado por Carla, consultora de viagens.
Resumo. Dez noites para um casal que pediu vinho, boa comida e nenhum dia corrido. Quatro noites em Lisboa, três no Porto e três numa quinta no Douro. A volta sai do Porto, para vocês não perderem um dia inteiro voltando a Lisboa.
Roteiro
| Dia | O que acontece |
|---|---|
| 8/5 | Voo noturno de São Paulo para Lisboa |
| 9/5 | Chegada, traslado privativo até o hotel e fim de tarde em Alfama |
| 10/5 | Sintra e Cascais, dia inteiro, com guia em português |
| 11 e 12/5 | Lisboa no ritmo de vocês, com a nossa lista de restaurantes e mirantes |
| 13/5 | Trem para o Porto, na primeira classe, em cerca de três horas |
| 14 e 15/5 | Porto livre, com sugestão de caves para visitar em Gaia |
| 16/5 | Carro com motorista até a quinta, no Douro |
| 17/5 | Passeio de barco pelo rio e tarde livre na quinta |
| 18/5 | Dia inteiro na quinta, sem compromisso |
| 19/5 | Carro até o aeroporto do Porto e voo de volta para São Paulo |
Hospedagem (valores para o casal)
| Onde e quando | Hotel, quarto e regime | Valor |
|---|---|---|
| Lisboa, 4 noites (9 a 13/5) | Hotel boutique em Alfama, quarto duplo com vista para o rio, café da manhã | R$ 6.200 |
| Porto, 3 noites (13 a 16/5) | Hotel na Ribeira, quarto duplo, café da manhã | R$ 4.100 |
| Douro, 3 noites (16 a 19/5) | Quinta vinícola, quarto duplo, meia pensão (café da manhã e jantar) | R$ 5.700 |
Aéreo e deslocamentos
| Trecho | Detalhe | Valor |
|---|---|---|
| São Paulo → Lisboa e Porto → São Paulo | Classe econômica, uma mala de 23 kg por pessoa | R$ 9.800 |
| Aeroporto de Lisboa → hotel | Traslado privativo | R$ 350 |
| Lisboa → Porto | Trem, primeira classe | R$ 420 |
| Porto → quinta e quinta → aeroporto do Porto | Carro com motorista, nos dias 16 e 19/5 | R$ 1.600 |
Passeios e serviços
| Passeio | Detalhe | Valor |
|---|---|---|
| Sintra e Cascais (10/5) | Dia inteiro, privativo, guia em português, ingresso de um palácio incluso | R$ 2.300 |
| Barco pelo Douro (17/5) | Duas horas, em grupo | R$ 600 |
| Seguro viagem | Duas pessoas, 12 dias, com cobertura médica na Europa | R$ 480 |
Incluso: tudo o que está listado acima, para as duas pessoas.
Não incluso: taxa turística municipal de Lisboa e do Porto, cobrada pelos hotéis; todos os almoços e os jantares em Lisboa e no Porto; ingressos que não fazem parte dos passeios listados; gorjetas; bagagem acima de uma mala de 23 kg por pessoa; despesas pessoais.
Valores
| Grupo | Valor |
|---|---|
| Hospedagem | R$ 16.000 |
| Aéreo e deslocamentos | R$ 12.170 |
| Passeios e serviços | R$ 3.380 |
| Total para o casal | R$ 31.550 |
| Por pessoa | R$ 15.775 |
Os hotéis cobram em euro. A conversão usa a cotação de 29 de setembro e vale até a data de validade abaixo.
Condições
Validade: até 3 de outubro. Tarifa aérea e câmbio mudam, e depois dessa data refazemos a cotação.
Pagamento: sinal de 30% para emitir o aéreo e garantir os hotéis. Saldo em até 10 vezes no cartão, ou por Pix até 45 dias antes do embarque.
Cancelamento e alteração: seguem a regra de cada fornecedor. O aéreo, depois de emitido, tem multa para alteração. Os hotéis de Lisboa e do Porto cancelam sem custo até 30 dias antes da chegada. A quinta retém o valor da primeira noite.
Documentação: passaporte válido. Conferimos com vocês as exigências de entrada em vigor antes da emissão.
Próximo passo: se aprovarem até 3 de outubro, emitimos o aéreo no mesmo dia e confirmamos os três hotéis em até 48 horas. Os vouchers e os horários de cada traslado ficam reunidos junto com este roteiro.
Erros que fazem o orçamento perder para um mais barato
- Total sem composição. O cliente leva o número para comparar sem saber o que está dentro dele.
- "A partir de". Avisa que o preço real ainda vai subir, e o cliente compara o seu "a partir de" com o valor fechado de outra agência.
- Não incluso implícito. O que ficou sem dizer vira a diferença que o cliente não enxerga na hora de comparar e descobre no destino.
- Validade sem data. Convida a decidir no mês que vem, com outra tarifa e outro câmbio.
- Moeda estrangeira sem cotação e sem data. O cliente não sabe se o valor que viu é o que vai pagar.
- Três opções para tudo. Parece cuidado e transfere a escolha para quem tem menos informação.
- Terminar sem próximo passo. "Fico à disposição" não diz ao cliente o que fazer para fechar.
- Refazer o orçamento do zero a cada alteração. Como a maior parte das viagens muda antes de fechar, o modelo precisa aguentar a troca de um item sem remontar o resto. Descrições de hotel e passeio escritas uma vez e guardadas num acervo resolvem boa parte disso, como mostra o texto sobre como montar roteiro de viagem personalizado mais rápido.
Perguntas frequentes sobre orçamento de viagem
O que colocar num orçamento de viagem?
Identificação da viagem, um resumo do desenho, o roteiro dia a dia, hospedagem, aéreo e deslocamentos, passeios e serviços, o que está e o que não está incluso, os valores por item com total e valor por pessoa, e as condições: validade com data, forma de pagamento, cancelamento, documentação e o próximo passo. Nessa ordem, para o cliente ver a viagem antes do preço.
Qual a diferença entre orçamento e proposta de viagem?
No dia a dia das agências, as duas palavras costumam nomear o mesmo documento, o que responde ao pedido do cliente com a viagem e o preço. Quando se faz a distinção, orçamento é a parte do preço e proposta é o conjunto, com o roteiro e o motivo das escolhas. Um orçamento que é só preço obriga o cliente a comparar só preço.
Devo mostrar o valor de cada item ou só o total?
Mostre a composição. O valor por item é o jeito mais claro, e agrupar por categoria funciona quando você prefere não abrir o valor de cada hotel, desde que o detalhe de cada item continue visível. O total sozinho deixa o cliente sem saber o que está comparando.
Por quanto tempo um orçamento de viagem deve valer?
O suficiente para o cliente decidir e curto o bastante para a tarifa aérea e o câmbio não mudarem no caminho, o que costuma significar alguns dias. Mais importante que o prazo é escrever a validade como uma data, como 3 de outubro, e dizer o motivo.
Como mostrar valores em moeda estrangeira no orçamento?
Diga em que moeda o fornecedor cobra, converta para reais com a cotação do dia e informe a data dessa cotação e até quando ela vale. Assim o cliente sabe o que vai pagar e entende por que o valor pode mudar depois da validade.
Existe um modelo de orçamento de viagem pronto para usar?
A estrutura deste texto funciona em qualquer formato: documento, planilha, apresentação ou sistema. Escolha o formato que o seu cliente lê melhor e mantenha as nove partes na mesma ordem. O que decide o resultado é a viagem aparecer antes do preço e cada valor ficar ao lado do que ele compra.
Outras dúvidas comuns estão nas perguntas frequentes, e termos como sinal, emissão e voucher estão explicados no glossário do agente de viagens.
O que o "achei mais barato" costuma querer dizer
No começo eu disse que ia voltar a essa frase.
Imagine que o casal do exemplo recebe, no mesmo dia, outro orçamento: "Portugal, 10 noites, aéreo e hotéis, R$ 27.900 para o casal". São R$ 3.650 a menos. Se o seu orçamento mostrasse só o total, a conversa acabaria aí, com você decidindo se dá desconto.
Com o orçamento composto, o cliente tem outra coisa na mão: uma lista do que conferir. A volta é pelo Porto? Tem traslado? O hotel de Lisboa tem vista? No Douro tem jantar? O passeio de Sintra é privativo, em português? Tem seguro? Cada pergunta que o outro orçamento não responde vira uma pergunta que o cliente faz para a outra agência, e cada resposta ou encarece o outro orçamento ou mostra que ele descreve outra viagem.
O seu orçamento vira a lista de perguntas que o cliente faz para as outras agências. Às vezes, no fim das perguntas, o outro continua mais barato pela mesma viagem, e aí você fica sabendo com clareza, o que também tem valor. Muitas vezes, porém, "achei mais barato" queria dizer "achei com menos coisa dentro", e só um orçamento composto deixa isso aparecer.
Foi com esse tipo de orçamento em mente que construímos o MyConcierge. Você monta a viagem a partir da sua biblioteca de hotéis e passeios, cada item entra com o seu valor e o total soma sozinho, a forma de pagamento aparece na mesma página e o cliente pode aprovar ali mesmo. Quando ele pede para trocar o hotel, o orçamento se atualiza no mesmo endereço que ele já tem, sem você reenviar nada. E o custo de cada item fica só do seu lado, então a margem da viagem aparece enquanto você monta. Dá para ver como o cliente recebe nos exemplos de roteiro.
Se quiser montar o seu próximo orçamento assim, o MyConcierge tem teste grátis por 10 dias, sem cartão. Monte lá a próxima viagem que um cliente pedir e mande o orçamento composto.